[Il y a 10 ans, je m’amusais avec ces chiffres. Ça tient encore la route.]
Vous avez organisé une rencontre avec votre client et vous arrivez avec 10 minutes de retard en déplorant qu’il y avait «une circulation é-pou-van-table, et bla bla bla.» Votre client vous excuse, mais glisse dans la conversation que demeurer sur la Rive sud a souvent de telles conséquences. Vous comprenez qu’il est irrité et constatez que vous avez encore fait un raté. Comment éviter?
Vous tentez de joindre un client potentiel pour lui offrir vos services. Vous appelez et laissez un message dans sa boîte vocale. Deux jours plus tard, vous faites un deuxième appel, puis un troisième. Après encore quelques jours, vous envoyez un courriel qui, lui aussi, demeure sans réponse. Vous persévérez et, à la neuvième tentative de contact, vous réussissez enfin à fixer une rencontre de présentation. Bravo! Vous venez de renforcer votre réputation de teigne dérangeante. Cette rencontre qui vous est accordée à contrecœur vous fera aussi perdre votre temps!
Est-ce que ces anecdotes vous rappellent quelque chose? Font-elles parti de votre vécu ou, pire, de votre quotidien? Un professionnel soucieux de la pérennité de ses affaires voudra certes les éviter.
Mathématique d’affaires
Comme en affaires, les chiffres sont maîtres, jouons avec eux! Je vous soumets donc bien humblement ces quelques formules qui pourront vous aider à modeler favorablement vos comportements et attitudes et peut-être même vous éviter des moments embarrassants.
- La règle des 5 minutes. Arrivez toujours avec 5 minutes d’avance à toute rencontre. La ponctualité est une grande qualité qui vous attirera respect et admiration. Cette règle vous donnera en plus le temps de faire une brève pause, de vous aérer l’esprit et d’être d’attaque pour votre rencontre. Évitez à tout prix les retards. Un client pourrait alors conclure que vous le jugez peu important.
- La théorie du 3. Applicable à bien des égards, elle est particulièrement pertinente lorsque vous êtes en position de demandeur. Faites donc votre demande une première fois, une deuxième et, au besoin, une troisième fois, mais ne vous hasardez pas à une quatrième tentative. L’image du quémandeur, ou pis encore, du harceleur risquera de vous être accolée. Passez plutôt à un «plan B» : dans l’anecdote racontée plus tôt, par exemple, il aurait mieux valu contacter l’adjoint ou un collègue. Ou, mieux, lisez entre les lignes : si votre offre n’a pas trouvé preneur, votre message est peut-être mal ficelé ou simplement mal ciblé.
- La loi des 48 heures. Ne laissez rien traîner. Ainsi, ne dépassez jamais quarante-huit heures pour répondre à une demande. N’accumulez pas les choses «à faire» sur votre liste et surtout, respectez l’échéancier des gens qui dépendent de vous pour fonctionner. Toute demande mérite une réponse, surtout celle qui provient d’un client.
- Le ratio du plus grand que 1. Trop de professionnels promettent la lune et créent ainsi des attentes démesurées qu’ils risquent ensuite de décevoir. C’est tout l’inverse qu’il faut faire! Appliquez donc à la lettre le dicton de nos copains au sud: «Under Promise, Over Deliver.» Sans abuser du principe —sinon vos finances en souffriront— vous bénéficierez un jour de cette générosité. Elle vous sera rendue au centuple (tiens une autre formule?) Attention cependant, arrangez-vous pour que votre générosité soit connue! C’est la base si on veut qu’elle soit appréciée.
- L’évidence que 1 précède 2. Votre interlocuteur se crée une image de vous avant même que vous ayez ouvert la bouche. Attention donc à l’apparence de vos communications écrites, à leur ton autant qu’à leur forme; soignez votre apparence; sachez créer et gérer la «première impression» comme celle qui demeurera dans l’esprit de l’autre. Sachez gérer la valeur de votre image.
- La règle du 2 heures. Deux heures maximum pour une réunion. Au-delà de ce temps, l’énergie et l’attention des participants décroissent de façon exponentielle.
- -1 + 2 = 1. En cas de pépin, réparez en donnant plus que ce qu’il en a coûté à l’autre. Sachez tourner une situation défavorable en une situation favorable. À la fin, vous maintiendrez une note positive (voir aussi la règle du Ratio > 1).
- 1 + 1 = 3. C’est bien connu, le pouvoir créateur et innovateur de la collaboration peut mener à des résultats extraordinaires. N’hésitez pas à demander de l’aide : pour valider vos hypothèses, vérifier et bonifier vos idées. Osez chercher les synergies.
- 5 minutes = 5 heures. On vous donne cinq minutes pour présenter une idée ? N’hésitez pas à prendre 5 heures pour la préparer. Être percutant en peu de temps nécessite de la précision et de la clarté et, par définition, de la concision. Or, ces qualités nécessitent du temps. Ne dit-on pas qu’écrire une carte postale prend plus de temps que rédiger une lettre ?
- 50/40/10. Prenez pour acquis que, comme pigiste ou professionnel indépendant, vous ne pourrez jamais être payé pour chaque heure «ouvrable», car une bonne partie de votre temps sera non pas consacré à votre travail, mais plutôt à des tâches liées à votre statut! En effet, vous ne pouvez exécuter des mandats que si vous les avez d’abord vendus. Vous devrez aussi les gérer et administrer votre comptabilité et vos affaires légales et fiscales. Voici une équation gagnante: prévoyez que 50% à 60% de votre temps disponible sera consacré à l’exécution de vos mandats, 30% à 40% aux activités de marketing, de formation et de représentation, et le reste du temps à votre paperasse administrative, votre comptabilité, et les à-côtés. À vous de définir le nombre d’heures par semaine que vous voulez assigner à toutes ces tâches. À vous de décider où se situe le point d’équilibre entre votre vie professionnelle, votre vie personnelle, votre vie de couple et de famille, vos activités sportives, votre espace intérieur et spirituel, votre … (est-ce là le sujet d’une autre chronique?)
Ces formules sont simples à retenir. Adoptez-les et partagez-les; faites-en un modus operandi.
Avez-vous une autre formule de mathématiques d’affaires à partager? Écrivez-moi!