présentation powerpointUn projecteur qui ne fonctionne pas. Des caractères trop petits à l’écran. Un écran mal situé. Un auditoire dissipé (la journée a du retard et l’heure du lunch approche…), votre patron vous demande de clarifier votre idée. Voilà une liste (incomplète) de problèmes classiques qui peuvent facilement être évités en planifiant un minimum avant toute présentation.

Je vous présente mes 5 S de la présentatique.

Présentation 101

Vous souvenez-vous des récentes présentations auxquelles vous avez assisté. Vous souvenez-vous du sujet? De ce que l’on vous demandait d’apprendre, de faire ou d’approuver? Quel était votre état d’esprit alors que vous écoutiez votre interlocuteur?

Et lorsque vous avez fait votre dernière présentation, comment vous sentiez-vous face à votre auditoire? Confiant ou plutôt nerveux, incertain, ou même tremblant de peur? Comment savez-vous que votre message est passé? En fait, pouvez-vous résumer votre message en trois phrases?

Il m’est arrivé à plusieurs occasions de donner des formations sur ce que j’appelle la présentatique, soit l’art de la présentation. Suivez mon guide des 5 S et déjà vous aurez fait un pas de plus vers une communication plus efficace.

Parler. Écrire.

Présenter, c’est évidemment parler –et parler en public est un talent que tous n’ont pas! L’art oratoire est un sujet de formation en soi.

Présenter, c’est donc aussi écrire : écrire les mots qui seront projetés à l’écran, écrire un document synthèse qui sera distribué à l’auditoire, écrire des documents de support élaborés. C’est aussi écrire ses propres notes pour guider sa pensée ou le texte intégral qui sera lu dans un contexte plus formel.

Les 5 S

Une présentation efficace ne demande pas qu’un talent d’orateur. Elle demande aussi une planification soignée. Je vous suggère mon modèle bien simple. Celui des 5 ‘S’.

  • Style. Déterminez dès le début le meilleur format et le ton le plus approprié pour votre présentation. Formel ou informel, support écran ou non, lieu ou moment spécial? Chaque présentation a son contexte et tous les styles de présentations ne sont pas nécessairement les meilleurs selon ce contexte.
  • Sujet. Clarifiez votre pensée et précisez le sujet. Considérez cette pensée, souvent prêtée à tort à Mark Twain et plus correctement attribuée à Blaise Pascale : « Je n’ai fait cette lettre-ci plus longue que parce que je n’ai pas eu le loisir de la faire plus courte. » Préciser sa pensée demande un effort.
  • Structure. Racontez une histoire avec un début, un milieu et une fin. Autre modèle : donnez des faits, votre opinion, finissez avec les actions attendues. Encore un modèle, plus visuel celui-là : l’arbre. Il a un tronc, des branches principales et secondaires, et enfin des feuilles. Tout se tient pour former un tout cohérent. Votre message devrait être structuré ainsi.
  • Simplicité. L’auditoire moyen ne retiendra que deux ou trois idées de votre présentation. Sachez les mettre de l’avant clairement et simplement pour qu’elles soient retenues efficacement.
  • Savoir. Avoir un objectif, connaître le contexte de la présentation, les connaissances, intérêts et attentes de l’auditoire, l’environnement physique. Connaître son matériel!

Un sixième S ?

Je ne trouve pas de mot qui débute par S pour ajouter un sixième volet au modèle : la technologie! Connaissez votre équipement, sachez quel matériel sera mis à votre disposition pour votre présentation, assurez-vous que le tout fonctionne avant coup et ayez un plan B au cas où Murphy passerait par-là lors de votre présentation!

Contenant et contenu

Présenter, c’est communiquer. Or communiquer, c’est s’assurer que l’autre entend et comprend le message que vous lui livrez. Plusieurs outils entrent en jeu pour réussir une telle prouesse.

Alors, non seulement vous devez vous attarder à penser et formuler le contenu de votre message, mais vous devez aussi considérer le contexte de sa livraison, les attentes de votre interlocuteur, la manière dont vous livrerez votre message ainsi que les moyens techniques que vous utiliserez pour ce faire.

Bref, vous avez un effort de planification à faire et quelques décisions à prendre avant de présenter quoi que ce soit si vous voulez accroître les chances de succès de votre présentation.
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Voir aussi:
The 10/20/30 Rules of PowerPoint Presentations, par Guy Kawasaki
Presentation Zen, par Garr Reynolds